Cómo impacta tu operación el tener equipos obsoletos de impresión en tu empresa

Tener en tu empresa equipos de impresión obsoletos genera varios problemas que, seguramente, querrás evitar a toda costa.

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Hay varios puntos que podemos mencionar sobre estos problemas; uno, por ejemplo, es la creencia equívoca de que mantener impresoras obsoletas es una buena idea ya que se evita el gasto que significa la renovación constante.

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Puede que sea una frase que tenga sentido, pero lo cierto es que, al seguir utilizando estos equipos, debes de soportar una serie de carencias y deficiencias de parte de ellas, renunciando, a su vez, a las ventajas que te aportarían nuevos y modernos equipos de impresión.

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Las impresoras son equipos que no puedes permitir que fallen, debido a que los documentos se necesitan en ese momento; un simple retraso en las impresiones puede significar llegar tarde a una reunión, dejar a un cliente esperando, o retrasar tareas importantes en tu organización.

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Asimismo, mantener estos equipos desactualizados te hará perder dinero y tiempo, sin mencionar que expondrás a tu empresa a ataques y amenazas de seguridad.

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Si tienes constantes problemas con tus dispositivos de impresión, es momento de considerar adquirir nuevos equipos, que den respuesta a las necesidades actuales de un mercado cambiante y competitivo.

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Es importante asesorarse adecuadamente, ya que no todas las tecnologías son iguales y cada empresa tiene necesidades de impresión únicas.

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Principales problemáticas de la obsolescencia

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Veamos a fondo los principales problemas que derivan por no actualizar tus equipos de impresión:

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1.     Costos elevados de mantenimiento y uso: si mantienes impresoras obsoletas, significa que tendrán un alto costo de propiedad porque sus consumibles son deficientes comparados con los modelos más actuales.

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Sin mencionar que estos equipos tienen un mayor consumo energético, por lo que necesitan mayor mantenimiento, intervenciones y reparaciones, afectando, a su vez, al medio ambiente.

2, Carecen de tecnología avanzada, abriendo brechas de seguridad importantes: al tratarse de equipos y soluciones antiguas no están preparados para cubrir de forma correcta las necesidades de seguridad y protección que requiere día a día un entorno de impresión profesional.

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Además, tampoco ofrecen las tecnologías que permiten la optimización de los equipos.

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3.     Falta de capacidad y soporte: las impresoras obsoletas acabarán quedando muy por debajo de las necesidades reales de tu empresa, es decir, no podrán cubrir de forma óptima el volumen de impresión que requieres tú y tus colaboradores, y la velocidad de estos equipos puede interrumpir la productividad en toda la empresa.

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La falta de soporte también implica un costo elevado importante, ya que complica la gestión y el uso de la impresora con equipos nuevos.

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¿Necesitas renovar tu impresora?

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Si alguna de estas problemáticas se presenta de forma constante en tu empresa, es momento de renovarse:

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• Pierdes calidad en las impresiones: empiezas a notar zonas con más tinta y otras con menos, manchones, punteados y baja calidad de los tonos de color. Estas presentaciones afectan a tu imagen empresarial y reputación.

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Este punto termina en dos problemas: no tienes tu documento impreso y has gastado tinta y dinero con una impresión que irá a parar a la basura.

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• Es complicado llevar a cabo las funciones de tus equipos: nos referimos a cuando tus equipos no responden en todas sus opciones y van perdiendo funcionalidades poco a poco (como, por ejemplo, el escáner no funciona, no sale el grapado, no imprime a color aunque haya tinta…).

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Estas son señales que no debes pasar por alto, ya que así evitas que provoque más daños a futuro en el equipo.

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Incluso, notas que debes llamar a la asistencia técnica adecuada constantemente, perdiendo dinero y tiempo por la reparación.

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• No puedes actualizar el sistema: si recibes notificaciones sobre que no se pudo implementar alguna actualización o, simplemente, no te permite instalarlas, esto conlleva a que el equipo esté infrautilizado, dando problemas a futuro, puesto que muchas actualizaciones que corrigen problemas no se están implementando.

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• Sufres de averías constantes en los equipos: notas que tus equipos muestran errores como «cartucho no compatible», el equipo se atasca, los ordenadores no reconocen a los equipos de impresión, etc.

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Este es un problema que afecta en los flujos de trabajo y no ayuda en nada a que los colaboradores presenten un buen rendimiento en el trabajo.Si renuevas la flota de impresoras de tu empresa podrás acceder a equipos modernos, más avanzados, eficientes y con un costo menor de propiedad, además de que contarán con tecnologías avanzadas de gestión y de seguridad que harán simple su configuración y mantenimiento.