Los 8 riesgos de no tener información consolidada.

La forma clásica, la más conocida que se basa en procesos manuales sobre la gestión de la información, ha cambiado radicalmente en estos días, sobre todo para las empresas. Es importante tomarlo en cuenta si quieren mantenerse dentro de la competencia y cumplir con sus objetivos empresariales.

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Es momento de que presten total atención a la manera de almacenar la información y los datos, cómo la buscan, encuentran y qué se debe hacer para recuperar cierto documento, de forma rápida. Los gerentes y directivos deben responder a estas cuestiones para alcanzar sus objetivos, actualizarse y mantenerse dentro de la competencia.

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Para esto, es importante que las empresas cuenten con un proceso llamado: gestión de la información, la que se encarga de manejar la información en la organización, conectando procesos, documentos y aplicaciones de forma eficiente, garantizando que la información confidencial estará segura, en una sola ubicación para que los colaboradores la encuentren cuando la necesiten y donde quiera que estén.

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El no contar con un plan de gestión de la información puede repercutir gravemente en tu flujo de trabajo y hasta en tu reputación como empresa, debido a la pérdida de datos de clientes o colaboradores, ataques cibernéticos, entre otros problemas.

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Por otro lado, la pérdida de tiempo en procesos repetitivos, la ineficiencia, la desorganización y errores en la documentación son solo algunas de las consecuencias de no contar con una buena gestión de la información.

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Es natural que, al no contar con una correcta organización de la información, habrá una serie de problemas que acabarán dificultando el mantenimiento y búsqueda de esta.

Entre los riesgos que podemos mencionar por una mala gestión de la información, tenemos:

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1. Mayores costos: se gasta mucho más en papel, en corregir los errores humanos de los documentos, etc., aumentando los costos en insumos, en tinta, en impresiones y más.
2. Pérdida importante de tiempo: el buscar documentos importantes, pasar la información entre departamentos, etc., hace que se pierda tiempo que bien podrían usar los colaboradores en tareas de mayor valor para la empresa.
3. Documentos duplicados: se aumenta esta posibilidad sin una correcta gestión, lo que solo aumenta el descontrol de la información, perdiendo datos, que haya desorganización entre departamentos y más.
4. Vulnerabilidad de la información: las infracciones y violaciones de seguridad logran exponer información delicada y de alto valor que te otorga una ventaja competitiva, afectando a tu empresa, puesto que es difícil recuperarse de estas problemáticas.
5. Se paralizan tus operaciones: los ciberataques o la filtración de información logran detener la operación de muchas organizaciones y negocios, afectando a la continuidad del negocio.
6. Riesgos de cumplimiento: se deben cumplir con un número de reglamentos, leyes y normas. Al incumplir estas normas y regulaciones, tu reputación se deteriora, por la dificultad para monitorear grandes volúmenes de información e identificar los peligros de la información, impidiéndote el cumplimiento de todas las áreas en la empresa.
7. Desventajas competitivas: si no se cuenta con las mejores herramientas para proteger la información, los hackers pueden tener acceso, de forma más simple, a secretos de tu industria, listas de proveedores, de clientes y desarrollos tecnológicos. Esto hace que pierdas cualquier ventaja competitiva, perdiendo oportunidades de negocio, afectando a tu imagen empresarial y en la confianza que te tienen los clientes.
8. Es más difícil compartir información: entre colaboradores, clientes, proveedores, entre otros, lo que repercute en tu imagen empresarial, ya que da la impresión de un mal servicio.

Para evitar estas problemáticas, la gestión de la información es vital para las empresas, sobre todo en esta era digital. Gracias a ella, puedes tomar decisiones informadas, identificar y aprovechar oportunidades de mejora, así como optimizar procesos y mantenerse dentro de la competencia.

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Si se aprovecha este tipo de tecnología, se puede garantizar la seguridad de la información, además de que la empresa puede convertir su información y datos en activos estratégicos, mientras reduces las posibilidades de que se produzca pérdida importante de información.

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Con una correcta implementación de estos procesos se puede transformar la perspectiva que los clientes tienen sobre tu marca, gracias a la seguridad de sus datos y un buen servicio.

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A su vez, te permite darle mayor valor a la empresa, por parte de los colaboradores, impulsando el crecimiento, el éxito empresarial y el cumplimiento de los objetivos, gracias a que se favorece la colaboración entre ellos.

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Y, sobre todo, favorece la eficacia al saber dónde está la información y dónde buscarla, sin perder tiempo importante. Por otro lado, la eficacia aumenta gracias a las búsquedas personalizadas de los documentos.