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Innovación y tecnología para hacer más eficiente tu contabilidad financiera

Actualmente, las autoridades tributarias como el SAT en México exigen a las áreas financieras y de Recursos Humanos información cada vez más especifica de sus empleados, como la Constancia de Situación Fiscal, que es uno los trámites más relevantes en los últimos meses, ya que se trata de un requisito para implementar el CFDI en su nuevo formato. 

En este blog descubrirás cómo las soluciones tecnológicas de Alldora pueden ayudarte a automatizar, extraer, validar datos y mantener toda la documentación en orden para asegurar que todos los documentos fiscales y de nómina cumplan con los requerimientos de la ley vigente. 

¿Por qué es importante la constancia de situación fiscal? 

La constancia de situación fiscal es el documento por el cual la persona física o moral puede conocer el estatus que tienen ante el SAT. Es un documento que contiene información clave de los contribuyentes, con la cual se puede identificar y validar su actividad económica. 

Si eres persona física, es común que te soliciten este documento como requisito de contratación. O en el caso de una persona moral, es posible que, antes de firmar contrato, un cliente solicite la constancia para acreditar que la empresa está debidamente constituida. 

La constancia de situación fiscal se puede solicitar al momento de llevar a cabo algún acto jurídico de importancia o para alguna transacción mercantil ya que con este papel demuestras la constitución de tu empresa y el registro legal que existe sobre ella. 

El régimen fiscal, como parte de la información que figura en la Constancia de Situación Fiscal que el SAT solicita, es uno de los campos de información que deberán llenarse para la correcta emisión de facturas con el CFDI 4.0 que estará vigente a partir del 1 de enero de 2023, según la nueva prórroga aprobada por el SAT. 

Es importante tener en cuenta que el CFDI (Comprobante Fiscal Digital Impreso) es el único formato de factura aceptable de acuerdo con la legislación, de ahí la relevancia de cumplir con la presentación de la Constancia de Situación Fiscal para llenar correctamente las facturas con las nuevas especificaciones. 

La multa para las empresas que incumplan con la emisión de las facturas 4.0 a partir del 1 de enero de 2023 será de $17,000 pesos mexicanos.  

En Alldora te ayudamos  

Este nuevo requisito se suma a la tarea de gestionar la nómina de tu empresa, por lo que el uso de herramientas tecnológicas que ayuden al equipo contable y/o de recursos humanos, resulta ideal para mantener toda la documentación en orden y asegurar que todos los documentos fiscales y de nómina cumplan con los requerimientos de la ley vigente.

La automatización robótica de procesos (RPA como acrónimo de Robotic Process Automation) es una tecnología que ha venido a llenar un espacio como elemento esencial de una estrategia integral de automatización de procesos empresariales. 

Las tareas que se repiten constantemente son asumidas como una obligación rutinaria que se introducen de una manera progresiva y usualmente son el origen de errores y fallas. Los trabajos repetitivos y manuales no requieren conocimientos creativos ni el valor agregado que una persona provee a sus actividades, más bien son operaciones mecánicas que absorben mucho tiempo y desmotivan a tus colaboradores. 

Ante estas problemáticas, tu organización puede disponer de una herramienta capaz de suplir en las tareas repetitivas a tus empleados con asistentes virtuales de RPA. De esta forma, es posible reubicar a los colaboradores en tareas que contribuyan más al desarrollo de tu institución. 

En Alldora ayudamos a tu empresa a manejar toda la nómina y a gestionar toda la facturación dentro de una misma plataforma, lo que permite concentrar la información para su fácil consulta y la rápida toma de decisiones. 

¿Qué hace nuestra solución?  

1. Automatiza la extracción de información 

Los asistentes digitales RPA ingresan a la plataforma del SAT, inician sesión con usuario y contraseña o con e.firma, consulta las facturas emitidas y recibidas con las fechas que se requieran validar y extraen la información que la empresa necesite, descargando los datos en un archivo .XML 

2. Clasifica la información  

Los asistentes virtuales RPA convierten los datos descargados de la plataforma del SAT a un archivo de Excel, en el cual, los asistentes digitales clasifican automáticamente los diferentes tipos de CFDI:  

  • Comprobante de ingreso 
  • Comprobante de egreso 
  • Comprobante de traslado 
  • Comprobante de nómina 
  • Comprobante de retención de pagos 
  • Comprobante de retenciones e información de pagos  

3. Concilia la información 

Posteriormente, los asistentes digitales relacionan los diferentes tipos de CFDI, utilizando los datos previamente extraídos y clasificados para conciliar la información con los datos parametrizados correspondientes al número de documento contable.  

4. Notifica inmediatamente  

Este proceso automatizado permite enviar notificaciones inmediatas cuando la información validada sea la correcta y cuando concluye la conciliación, o en su defecto, si hay algo que modificar o corregir, se informa mediante un correo electrónico al personal correspondiente. 

 5. Integración sencilla  

RPA se integra fácilmente a las plataformas existentes en tu organización, reinventando cómo opera tu organización. Cuando se implementan en conjunto las tecnologías, pueden ayudarte a construir una plataforma poderosa que soporte la transformación digital en toda tu organización. 

 

Beneficios de nuestra solución  

A diferencia de un humano, los asistentes virtuales no tienen horarios de trabajo, pueden trabajar durante la noche, los fines de semana y en días festivos. Ofrecen máxima flexibilidad para adaptarse y cubrir el alto volumen de operación en picos como el cierre de mes o el cierre de año. 

Este proceso no intenta reemplazar a los trabajadores por bots, sino que permite la automatización de tareas rutinarias. Con el RPA, la fuerza laboral digital complementa a la humana, ya que ambas pueden trabajar en conjunto y destacarse en tareas que potencian sus fortalezas y proporcionan un valor óptimo para tu organización. 

  • Mayor productividad. 
  • Mayor precisión. 
  • Ahorro de costos y ROI rápido. 
  • Integración a través de plataformas. 
  • Mejora la experiencia de clientes. 

Al implementar nuestras soluciones en los procesos financieros podrás cubrir todas las fases de manera completamente automatizada, teniendo múltiples beneficios como la correcta actualización de la información tributaria en tu empresa. 

Solicita más información con uno de nuestros especialistas para crear un cambio sustancial en tu organización y transforma tu organización con el poder de la automatización robótica de procesos (RPA) de Alldora Latinoamérica. 

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Permite que uno de nuestros especialistas te asesore para diseñar la solución que tu organización necesita.