Uno de los puntos importantes al llevar la dirección de  un negocio o empresa —sin importar su tamaño— es el  seguimiento claro y preciso de los gastos, para lograr optimizar tus flujos de trabajo.

La impresión es un costo oculto que consume de forma rápida el presupuesto. Los costos de impresión y documentos, más o menos, pueden consumir hasta el 15% de los ingresos anuales de una empresa.

Por este motivo, la impresión descontrolada puede presentar un problema financiero importante, además de afectar la productividad y la seguridad de tu información y datos. Si no se trata a tiempo, tu infraestructura de impresión puede deteriorar drásticamente tus resultados y tu reputación ante tus clientes, usuarios y colaboradores.

Necesitas de una herramienta para ayudarte a administrar, monitorear y optimizar tu entorno de impresión, que te brinde monitoreo y control en tiempo real sobre tus trabajos de impresión, dispositivos y usuarios.

Además, con estas herramientas podrás reducir tus costos de impresión, aumentar la eficiencia y productividad, mejorar la seguridad y reducir el desperdicio. Así es, hablamos de un software de control y gestión de las impresiones.

Conoce el software de monitoreo y visibilidad de impresoras

Se trata de una aplicación de software que se ejecuta en un servidor o una plataforma en la nube, y se conecta a tu infraestructura de impresión existente. Se encarga de recopilar datos de tus trabajos de impresión, usuarios y dispositivos, para analizarlos y brindarte información, además de informes.

Entre sus funciones principales encontramos la de ofrecer seguimiento en tiempo real de los trabajos de impresión; podrás ver quién está imprimiendo qué, dónde, cuándo y cuánto cuesta. Te permite, también, pausar, cancelar o redirigir trabajos de impresión, según sea el caso.

Podrás obtener, además:

  • Supervisa todos los dispositivos: podrás controlar el estado y el rendimiento de tus impresoras, multifuncionales, copiadoras, escáneres y máquinas de fax. Revisa los niveles de tóner, el suministro de papel, alertas de mantenimiento y los mensajes de error. También te permite configurar o solucionar problemas de dispositivos de forma remota.
  • Liberación de la impresión: evita el acceso no autorizado a los documentos impresos, reteniendo los trabajos de impresión en una cola segura hasta que el usuario los libere en el dispositivo; de esta forma también reduces el desperdicio de papel al eliminar los trabajos de impresión no recopilados.
  • Ofrece autenticación de usuario: protege tus dispositivos de impresión, solicitando a los usuarios que se autentiquen antes de poder imprimir. Se pueden usar varios métodos de autenticación, como los códigos PIN, contraseñas, datos biométricos, tarjetas magnéticas, 2FA o MFA.

¿Cómo funciona este software de monitoreo?

Este sistema puede integrarse con varios fabricantes de hardware de impresoras, fotocopiadoras, multifuncionales, escáneres y máquinas de fax.

Puede ejecutarse en un servidor local o en una plataforma en la nube, según las preferencias y necesidades de tu empresa. Se puede acceder a la interfaz del software de monitoreo de los equipos desde cualquier navegador web o dispositivo móvil, y ver el estado y el rendimiento de tus dispositivos de impresión y usuarios.

Factores que considerar al elegir el software de impresión adecuado

Existen muchas opciones de este software, pero cabe destacar que no todas se van a ajustar a tus necesidades y preferencias empresariales. Considera los siguientes factores para elegir:

  • La integración: la solución debe integrarse con tu infraestructura de impresión existente y debe ser compatible con varias marcas de impresoras, protocolos de impresión, sistemas de administración de redes, seguridad o sistemas de contabilidad.
  • Escalabilidad: determina cómo el software se escala hacia arriba y hacia abajo con el crecimiento del negocio y las necesidades de impresión. Considera todos los dispositivos a monitorear y cuántos datos se deben almacenar y analizar.
  • Funciones: busca las más usadas por tus colaboradores, así como las reglas de impresión automatizadas, enrutamiento de trabajos, autenticación de usuarios, liberación de impresión e informes de uso. Observa los detalles de cada función.
  • Facilidad de uso: encuentra una solución que satisfaga a los administradores del sistema y a los usuarios finales. Debe ser sencilla de instalar, configurar y utilizar, con una interfaz sencilla, amable con el usuario.

Reducir los costos de impresión es muy importante para las empresas, debido a que puede permitirte aumentar tu nivel de competitividad, factor indispensable en el momento de tomar decisiones.

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