Ventajas y beneficios de tener un servicio de impresión integral con un aliado estratégico.

Existen muchos motivos para contar con un aliado estratégico profesional en los Servicios Administrados de Impresión, entre los que podemos destacar la calidad, el volumen de impresiones, costos reducidos, equipos actualizados y con la más avanzada tecnología, y sistemas paperless para cuidar el medio ambiente.

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Es recomendable externalizar este tipo de servicios si lo que buscas es obtener resultados con un estándar de calidad alto, que te permita reflejar profesionalidad y una excelente presentación para generar confianza en tus clientes.

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Primero, es importante entender qué es un Servicio de Impresión Integral. Muchos pensarán en varias unidades de impresoras enormes o equipos complejos llenos de luces… nada más alejado de la realidad.

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Hoy en día es posible encontrar servicios de impresión con la más avanzada tecnología y económicos, que pueden prestarte un servicio excepcional y de primera calidad para tu organización.

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¿Qué es el Servicio de Impresión Integral?

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Consisten en la contratación de un proveedor externo para que analice, optimice y gestione de manera continua un entorno de impresión de una organización, para que, de esta forma, puedas reducir costos, mejorar la productividad y la eficiencia de tus colaboradores, además de reducir los riesgos de seguridad.

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Lo que incluyen estos servicios:

• Análisis de la situación actual de la organización, para conocer qué equipos y qué necesidades hay que cubrir.

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• Instalación y mantenimiento de los equipos.

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• Consultoría y soporte técnico especializado.

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Gracias a este servicio es posible ejercer un control sobre los servicios de impresión que se realizan en el lugar del trabajo, conociendo a fondo respuestas a preguntas, tales como: ¿cuántas páginas se imprimen durante cierto período de tiempo en concreto? ¿Cuál es el volumen total de trabajos enviados a imprimir?

Conoce las ventajas y beneficios que puedes obtener

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Ahora, es posible obtener una serie de ventajas y beneficios al contar con este tipo de servicio de impresión, tales como:

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• Maximizar la productividad: al poder derivar los servicios de impresión a profesionales externos, puedes liberar a tus colaboradores de estas tareas en específico, dejando que se centren en tareas que aporten mayor valor a tu organización.

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Además, se pueden conseguir procesos más eficientes para impulsar el crecimiento, creando flujos de trabajo sólidos a través de plataformas físicas y digitales, que permiten reducir los cuellos de botella, agilizando la toma de decisiones.

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• Reducción de costos y tiempo: con este servicio puedes conocer cuál es el gasto de impresión y cómo se reparte, para que puedas elaborar un plan que te ayude a reducir esta inversión. Recuerda que con este servicio solo pagas por lo que se consume.

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Teniendo en cuenta el volumen de impresión de la oficina, se calcula el costo por página, la distribución de los equipos en el espacio de trabajo, los consumibles necesarios para ese volumen y, además, se recibe el soporte técnico necesario.

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También se evitan gastos imprevistos relacionados con el mantenimiento de los equipos, mientras ayuda a tener un control eficiente de tu presupuesto, aparte del ahorro de tiempo que supone olvidarse de la compra e instalación de nuevos consumibles y la gestión de las incidencias técnicas.

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• Rentabilizar el uso de dispositivos: cuando se cuenta con este tipo de servicios, vas a adquirir todo lo necesario para imprimir en tu organización. Desde la instalación, hasta el suministro de consumibles necesarios y una gestión de las incidencias según el nivel de asistencia acordado.

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Podrás recibir reportes del uso que se le da a cada dispositivo y el volumen de impresión, para estar siempre informado, y hacer más sencilla la toma de decisiones para optimizar los costos y la productividad de los colaboradores.

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• Mejora la seguridad de la impresión: asegura que los colaboradores puedan imprimir, escanear o compartir documentos de forma segura, adecuada, desde cualquier sitio y dispositivo.

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También permite crear una infraestructura de seguridad fuerte, capaz de proteger los datos confidenciales frente a accesos no autorizados y de identificar trabajos de impresión sospechosos; todo esto sin olvidar las actualizaciones regulares del software para asegurar que los dispositivos proporcionen la máxima protección.

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• Mejorar el proceso de gestión de los documentos y usuarios: podrás recibir información sobre el volumen de impresión total o por usuario, permitiéndote un mayor control y evitando así que los colaboradores hagan un uso de la impresión distinto al de la actividad de la organización.

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Incluso, pueden establecerse otro tipo de restricciones en cuanto a la configuración de la impresión como, por ejemplo, si debe ser en monocromo o a color; predefinir un perfil de impresión estándar u orientar las impresiones hacia los equipos de menor costo de impresión.