Impresión y digitalización en Recursos Humanos

Hoy en día existen soluciones para agilizar los procesos en el área de recursos humanos (RH): impresión y digitalización.

‍

Los departamentos de recursos humanos han tenido que innovar sus procedimientos de digitalización e impresión utilizando herramientas y soluciones digitales para reducir los costos y mantenerse dentro de la competencia. 

‍

Es una realidad que las tecnologías disruptivas, aquellas tecnologías que son capaces de dejar obsoletas a las tecnologías anteriores o un mercado ya establecido (siguiendo una serie de patrones), han ayudado mucho a las empresas, ya que su meta es hacer los procesos eficientes, reducir costos y ser más competitivos en un ambiente donde el trabajo remoto crece más y las tecnologías avanzan sin comparación. 

‍

La impresión y hasta la firma autógrafa de los colaboradores eran necesarias en esta área y todos sus procesos involucrados con el manejo de documentos, tales como la gestión de prospectos y promociones, elaboración de nóminas, declaraciones y más. 

‍

Pero en estos días, donde el trabajo remoto y la digitalización toman más importancia, con entrevistas de trabajo por videollamada, juntas, exámenes por medios digitales y más, es necesario adecuar programas para garantizar que la persona que maneja estos documentos o realiza la evaluación sea la única con el acceso. 

‍

Lo mismo sucede en el caso de algunos ajustes administrativos, donde el colaborador tiene que firmar de recibido y tiene la opción de hacerlo por esquemas digitales. 

‍

Como puede verse, todavía hay procesos donde la firma autógrafa es esencial, haciendo que la necesidad de imprimirlos y firmarlos siga en uso; aun así, la digitalización de documentos es una alternativa fiable que puede ahorrar estos procesos.

‍

 Recursos que simplifican los procesos 

‍

El equipo de recursos humanos tiene que evolucionar, utilizando tecnologías que lo ayuden a llevar a cabo sus procesos de forma simple, sin la necesidad de encontrarse en el lugar o tener que imprimir todo.

‍

Para este objetivo, existen soluciones que hacen estos procesos mucho más rápidos y eficientes, liberando así al equipo de recursos humanos del papeleo, además de simplificar los engorrosos pasos de la contratación de personal. 

Alldora ayuda a este proceso de la siguiente manera: 

‍

• Gestiona la información de los nuevos colaboradores e informa a los equipos sobre este hecho, además de proporcionar a los gestores de contratación y a otro personal relacionado, el acceso a la información requerida; este acceso puede ser de forma inmediata y desde cualquier dispositivo. 

‍

• Es posible ahora, desde la pantalla de e-Task, capturar, realizar seguimiento, dirigir y compartir los documentos que tengan relación con la contratación de personal y su incorporación a tu empresa. 

‍

• Otorga acceso inmediato y completamente seguro a los documentos y contenido que tengan relación, como correos electrónicos, faxes, archivos informáticos, etc., dentro del contexto de los procesos y aplicaciones empresariales que utiliza en sus procesos el equipo de recursos humanos. 

‍

• Se encuentra en una plataforma de administración de contenidos empresariales, llamados ECM.

‍

 Gestión de los distintos procesamientos de recursos humanos 

‍

Las empresas también han tomado ciertos procesos de flujos de trabajo para apoyar en el proceso de reclutamiento y dar seguimiento a las labores del día a día de este equipo, facilitando sus tareas. 

‍

Tales labores son la entrega digital de recibos de nómina, gestionar funciones, solicitar información y llevar registros para ofrecer la posibilidad de hacer un análisis documental de procesos, valorar las actividades de forma general y mejorar en cada aspecto posible. 

‍

Gracias a esta gestión se pueden ganar beneficios para la empresa y el equipo de recursos humanos: 

• Mejora la productividad: al hacer los procesos más eficientes, se consigue impulsar el desarrollo de la empresa, se crean flujos sólidos de trabajos a través de plataformas físicas y digitales. 

‍

• Mejora la seguridad de impresión: para adaptarse a esta era de cambios, las empresas deben garantizar a sus colaboradores que puedan imprimir, escanear o compartir documentos de forma segura, adecuada y desde cualquier dispositivo o lugar, con una infraestructura de seguridad fuerte, que proteja los datos confidenciales ante accesos no autorizados. 

‍

• Ganan control sobre la impresión: obtén completa visibilidad sobre las operaciones de impresión, identificando rápidamente la causa principal que provoque retrasos e ineficiencias, aumentando la productividad a la vez. Transforma el gran volumen de información en un solo activo. 

‍

• Reduce costos:  al tener control sobre las flotas de impresión e identificar problemas antes de que ocurran, reduces pérdidas importantes y acabas con las interrupciones que son costosas para tu empresa. 

‍

Gana con soluciones de impresión sostenibles: La era digital incentiva a los equipos a que solo se imprima lo necesario y se reduzca el consumo de recursos e insumos, además de que disminuyes el consumo de energía y de carbono.