La Transformación Digital ya no solo es un beneficio competitivo, ahora se ha vuelto un requisito indispensable para las empresas. Dentro de este contexto, tenemos tres flujos documentales que destacan por su impacto inmediato: órdenes de compra, contratos y validaciones automatizadas.
En Alldora y Netcontent te ayudamos a explorar casos de uso reales, definiendo cómo las empresas pueden implementar soluciones de digitalización y Gestión Documental para lograr optimizar estos procesos y así obtener ventajas tangibles.
El ciclo habitual de una orden de compra involucra la creación manual del documento, que se envía por correo electrónico, la captura en el sistema ERP y, además, la aprobación con firmas en papel.
Cada paso se encuentra expuesto a posibles retrasos, errores tipográficos y pérdida de los documentos.
Captura de forma automática la información de cada requisición en un formulario digital.
La plataforma se encarga de extraer campos que son clave (el proveedor, ítems, precios y cantidades) mediante el OCR inteligente, que ajusta al sistema de tu empresa y envía notificaciones de manera automática a los aprobadores por correo electrónico o por el móvil.
Ahorrar tiempo en la generación y en el registro de las órdenes de compra, y se reducen ampliamente los errores de la captura de datos.
Asimismo, se obtiene mejor visibilidad en tiempo real del estado de cada orden, deshaciéndote de llamadas o correos de seguimiento que quitan tiempo valioso.
Transformamos tus recursos de impresión en un proceso de negocio eficaz.
La gestión de los contratos suele ser un proceso crítico: negociar términos, recopilar firmas, archivar copias físicas y, además, asegurar el seguimiento de los vencimientos.
Cuando se centraliza el flujo documental en una plataforma cloud, puedes lograr:
Los contratos se pueden firmar desde cualquier dispositivo y quedan almacenados con metadatos que hacen simple las búsquedas futuras. Además, es posible acelerar el cierre de contratos, mientras se eliminan los costos de impresión y mensajería.
Transformamos tus recursos de impresión en un proceso de negocio eficaz.
Las validaciones pueden abarcar las revisiones de las facturas, la verificación de los datos financieros y las comprobaciones de las políticas internas.
Un enfoque manual envuelve diversos revisores, que pueden pasar por alto las inconsistencias o incurrir en demoras.
Con el apoyo de un sistema de validación automática puedes:
Este flujo logra asegurar el cumplimiento normativo, minimizando riesgos de que haya fraudes.
Cuando se implementan estos casos de uso, las empresas suelen observar lo siguiente:
Se podrá notar una disminución importante en el presupuesto de administración en pocos meses, después de automatizar las órdenes de compra, los contratos y las validaciones.
Para que logres garantizar resultados, debes asegurarte de lo siguiente:
Recuerda que la colaboración cercana con un socio especializado logra acelerar la implementación de estas herramientas, mientras maximiza el retorno de inversión.
En cada uno de estos casos, las soluciones integrales de gestión de la información como las que te ofrecemos en Alldora y Netcontent te proporcionan la tecnología y el acompañamiento necesario.
Con nuestro expertise podemos ayudar a tu empresa a desplegar automatizaciones que sean seguras, escalables y alineadas con las normas que están vigentes. Adoptar estas prácticas optimizará procesos, impulsará la agilidad y la competitividad.
