Multifuncional vs Impresora

Podría parecer que una multifuncional es parecida a una impresora, aunque la realidad es que existen muchas diferencias entre ambas; aquí te diremos cuáles son estas diferencias y cómo puedes elegir la mejor opción para tu empresa.

Primero es importante analizar las diferencias básicas de cada equipo.

Impresora

Esta posee características que la hacen un equipo particular, ya que te permite imprimir textos o gráficos, tanto en negro como a color, y la mayoría puede conectarse a una red Wifi. Es veloz, pudiendo imprimir desde altos a poco volumen, con tecnología láser o de inyección.

En la media, una impresora monofuncional puede resultar más económica que una multifuncional.

Multifuncional

Estos equipos permiten escanear, imprimir, enviar faxes y fotocopiar en blanco y negro o a color; se puede conectar a una red Wifi y hasta a aplicaciones de gestión de documentos. Cuenta con una gran capacidad de almacenamiento de papel y muchas velocidades de impresión, usando siempre la tecnología láser.

La mayoría cuenta con una pantalla para previsualizar el contenido que se mandó a imprimir, y hasta permite dar formato al tamaño y posición.

¡Elige el equipo correcto!

Conociendo estos puntos básicos, será más sencillo elegir cuál es la mejor para tu empresa, cuál otorgará más ventajas, mejorará la productividad y trabajo de tus colaboradores.

Toma en cuenta que no son simples equipos que se dedican a imprimir y ya está; las impresoras y multifuncionales son aliados potenciales para alcanzar de forma más simple tus objetivos, mejores flujos de trabajo y ayudar en las tareas de los colaboradores.

Te compartimos los siguientes puntos para valorar antes de elegir la adecuada en tu negocio:

  • Conoce el giro de tu empresa y negocio: cada empresa es distinta, así que, primero, debes conocer el gremio en el que te desenvuelves, es decir, las necesidades de impresión de un centro de salud no son iguales a las de una oficina legal.

Si entiendes a fondo lo que necesita tu área o colaboradores será mucho más fácil elegir el equipo que se necesita comprar. Hay algunas preguntas que te ayudarán a conocer tu giro:

  1. ¿Mi industria necesita impresiones en blanco y negro o a color?

2. ¿Qué requisitos deben cumplir mis documentos impresos?

3. ¿Qué tipo de escaneo necesita mi oficina para ser más eficiente o mejorar procesos?

4. ¿Necesito que mi equipo se conecte a aplicaciones móviles?

 

  • Cantidad de impresiones: una cosa que está clara es que el volumen de impresiones no depende del número de colaboradores en tu empresa, pero sí que depende de tu industria y las necesidades de tus clientes.

Este punto depende también de tu análisis sobre el flujo de impresiones que hay en el negocio. Para esto, es necesario que tú y el personal realicen un diagnóstico para medir qué capacidades necesitan de un equipo de impresión o de varios.

Gracias a estos números que consigan, podrán tomar una decisión más factible y adecuada para toda la empresa y los flujos de trabajo que se manejan dentro de ella.

  • Flujos y tamaños: aunque el volumen de impresión no dependa del tamaño de tu equipo o del espacio de trabajo, sí debes tomar en cuenta cuántos equipos de impresión son necesarios para cubrir cada una de tus áreas.

Este es el punto donde podrás estudiar tus procesos y flujos para diagnosticar qué es lo que se requiere dentro de tu empresa. Por ejemplo, debes calcular el tamaño de tu equipo y analizar lo que hace cada área, para así tener un número general de impresiones o de horas cuando más se utilizan los equipos de impresión.

  • Tus colaboradores: este es un punto muy importante; mientras más grande sea tu empresa, más variedad tendrás en tu equipo de trabajo.

Es por esto que un factor importante a tomar en consideración es que la inversión que hagas en equipos de impresión se adapte a las necesidades de cada uno de tus colaboradores.

Nos referimos a que sea una herramienta inclusiva, además de que pueda ser utilizada por cualquier persona, en donde quiera que esté, con el uso remoto de tablets o teléfonos inteligentes.

  • Piensa en nuevas tecnologías: tus equipos de impresión dependerán de qué aplicaciones digitales necesitas o piensas usar.

Para esto debes de estar seguro de cuáles serán funcionales, además de cuáles servirán para alcanzar tus metas a mediano y largo plazo. Si necesitas un equipo que se conecte a la nube para gestionar tus documentos desde ahí, no consideres un equipo que no tenga la capacidad de hacerlo.

Es primordial que evalúes el futuro de tu empresa para invertir en equipos de impresión, sobre todo en un mundo que está en constante cambio.

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