Qué es un servicio administrado de impresión

Hoy en día, las empresas necesitan mantener el control sobre su entorno de impresión, ya que esta es una herramienta necesaria para que pueda crecer el negocio de forma exitosa.

¿Por qué la impresión juega un papel tan importante? Porque, según estudios, se estima que la cantidad de impresiones que realizan empresas pequeñas y medianas pueden rebasar las 1,500 mensuales, según la cantidad de colaboradores, el giro del negocio y el equipo de cómputo que se utilice.

Para conocer más a fondo este servicio, comencemos con su definición, ¿qué son exactamente? Reconocidos por sus siglas en inglés como MPS (Managed Printed Services), son soluciones que te permiten controlar y administrar los procesos de impresión, así como la documentación interna de la empresa.

«Los Servicios Administrados de Impresión dan como resultado una mejora considerable en el entorno productivo».

Este servicio no solo involucra el hardware, con equipos de impresión y digitalización,  sino que va más allá con un software de gestión y monitoreo. Gracias a esto puedes integrar seguridad, movilidad, mantenimiento y todo lo esencial para que puedas imprimir documentos bajo un modelo llave en mano.

Una cualidad de los Servicios Administrados de Impresión es la seguridad con la que cuentan los equipos, al poder ofrecer atributos o permisos de impresión; es decir, los documentos importantes solo serán vistos por quienes lo requieren y que no se pueda acercar cualquiera a utilizar los servicios del  multifuncional.

¿Cómo se implementa el servicio administrado de impresión?

Los proveedores de Servicios Administrados de Impresión conocen muy bien el mercado donde se desenvuelven; generalmente se acercan con su cliente primero, para realizar una consultoría y analizar el entorno de la empresa, sus procesos y el ambiente informático.

¿Cómo lo logramos en Alldora?

  • Primero, realizamos una visita para diagnosticar lo que cada uno de tus departamentos necesita en servicios de impresión, sus necesidades, prácticas, entre otros. 
  • Se ubican los equipos adecuados dentro de cada departamento, reduciendo o agregando dispositivos, según sea necesario.

De esta forma se evitan retrasos, pérdidas o bajas en la productividad, se mejoran los costos y la atención a tus clientes, gracias a la adaptación de las necesidades de impresión a cada área de la empresa.

  • Eliminamos la elaboración de inventarios manuales, que pueden llevar al error, quitando tiempo muy valioso para tu empresa y en la productividad laboral. Esto a través de sistemas de monitoreo en tiempo real.
  • Agregamos informes de impresión mensuales para así poder establecer políticas positivas de control y seguimiento, además de prácticas de reducción de papel e insumos.
  • Ofrecemos la opción de utilizar dispositivos móviles para liberar trabajos de impresión.

«Planifica estratégicamente, despliega y apoya a todos tus dispositivos».

Con este análisis de los indicadores de impresión pueden diseñar una solución a la medida para alcanzar las metas del cliente, desde cuánto y qué es lo que se imprime, logrando una mejor planeación estratégica, guiando a la empresa a una disminución de costos y obteniendo resultados eficaces.

¿Qué ventajas ganas con la implementación de este servicio?

Hay varias funciones de este sistema que mejoran resultados y otorgan múltiples ventajas entre las que cabe destacar:

  • Control de los procesos de impresión.
  • Reducción de costos de operación.
  • Conectividad, donde los usuarios pueden imprimir en cualquier momento, desde dispositivos móviles.
  • Con un buen MPS se logran flujos de trabajo más simples, mejorando la productividad, eficiencia y tiempos en los procesos de trabajo.
  • Facturación y cobranza para renta de impresoras.
  • Administración de reportes de servicio para sus clientes, para tener al instante el nivel de suministros que tienen los equipos de impresión.
  • Administración de arrendamiento, garantías o pólizas de servicio.
  • Administración de inventario.
  • Beneficio ambiental, ya que se reduce el consumo de papel, así como el uso de electricidad y desperdicios.
  • Reduce la inversión en la compra de infraestructura  y en más personal de TI para atender o mantener el servicio en operación.

¿Para qué sectores es ideal este servicio?

Es ideal tanto para corporativos, como sectores como banca, salud, seguros, manufactura, retail, educación, telecomunicaciones, empresas pequeñas, medianas y grandes. Sin embargo, las grandes empresas son las que más requieren de este servicio, debido a su alta demanda de impresión y una necesidad mayor de control.

Esto es debido a sus amplias herramientas, acompañadas de una buena capacitación técnica, que lo vuelven un traje hecho a la medida, que se adapta a tus necesidades y proyectos de diferentes tamaños.

Como se puede ver, los Servicios Administrados de Impresión no solo son una herramienta de reducción de costos, sino que es una estrategia que te permite transformar el flujo de la información impresa y digital en toda tu empresa.

Alcanza tus objetivos de forma sencilla, permitiendo a tus colaboradores que empleen su tiempo en tareas realmente importantes, con la meta de alcanzar objetivos de ventas, medir resultados, lograr el control del negocio y mejorar tu rentabilidad.

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