El cierre contable mensual sigue siendo una de las labores más estresantes en diversas empresas. Las conciliaciones que se hacen en hojas de cálculo, validaciones manuales, importaciones de extractos bancarios y remediaciones de errores quitan demasiado tiempo valioso, además de que elevan el riesgo de inconsistencias.
Dentro de un contexto donde la velocidad es crítica para tomar decisiones, permanecer atado a los procesos manuales impide que las finanzas se vuelvan un socio estratégico de tu negocio.
Por fortuna, la combinación de gestión documental y RPA te permite migrar a operaciones financieras en tiempo real, con más precisión y menor esfuerzo.
Las áreas de finanzas tienden a enfrentar cuellos de botella frecuentes: diferencias entre extractos bancarios y registros contables, facturas sin validar, asientos duplicados y reportes que no llegan a tiempo al directorio. Por otro lado, la dependencia de las hojas de cálculo compartidas multiplica las versiones y los errores de transcripción.
Todos estos problemas no solo retrasan el cierre, sino que generan estrés en tus equipos, aumentan la probabilidad de que haya sanciones por incumplimiento y limitan la capacidad para analizar los resultados con antelación.
La gestión documental digitaliza y centraliza la información crítica: recibos, facturas, contratos y comprobantes bancarios.
Cuando conviertes los documentos en datos indexables y estructurados, a través de OCR e IDP, tu empresa puede ganar trazabilidad y una disminución de las búsquedas manuales.
Transformamos tus recursos de impresión en un proceso de negocio eficaz.
Un repositorio documental con metadatos estandarizados hace sencillo lo siguiente:
Con documentos accesibles y fiables, las conciliaciones dejan de ser un ejercicio de caza de archivos y pasan a ser una verificación bastante ágil.
La automatización robótica de procesos (RPA) actúa sobre las interfaces existentes (como ERP, plataformas bancarias y sistemas de facturación) para replicar las labores que se realizan de forma manual.
Si hablamos de cierre contable, los asistentes digitales pueden hacer por ti lo siguiente:
Con este flujo podrás disminuir drásticamente el tiempo de conciliación y, además, permite que tu equipo se concentre en validar las excepciones y el análisis de mayor valor.
La transformación verdadera sucede cuando se conectan todas las fuentes, es decir: bancos, ERP y el gestor documental. Una arquitectura integrada permite que los extractos bancarios alimenten la herramienta IDP (que extrae e indexa los comprobantes), que los asistentes digitales RPA comparen los registros y que los resultados queden archivados con trazabilidad.
Este proceso resulta en reportes financieros en tiempo real y en cuadros de mando que muestran el estado de los cierres, las discrepancias abiertas y métricas clave.
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Las empresas que implementan las conciliaciones automatizadas, el cierre contable asistido por RPA y gestión documental logran observar beneficios concretos, tales como los siguientes:
Estas ventajas verás que impactan de forma directa en la salud financiera y en la capacidad que tiene tu empresa para reaccionar ante las variaciones del mercado.
Para que garantices resultados, es recomendable:
En Alldora te otorgamos servicios integrales para acompañar este proceso: desde diagnóstico y digitalización, hasta desarrollo de RPA e integración de sistemas, asegurando que la automatización cumpla con los requerimientos contables y normativos, entregándote resultados medibles desde la primera fase.
