¿Qué es RPA o Robotic Process Automation?

En todas las organizaciones siempre existen tareas cotidianas que son sumamente repetitivas y son llevadas a cabo por una sola persona, lo que puede llevar a que haya errores de dedo o diferencias en los datos que afectan y hacen perder tiempo al corregirlas. Todas estas cuestiones afectan a la productividad de las empresas u organizaciones.

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El término: «Robotic Process Automation» es muy común escucharlo hoy en día, y más empresas u organizaciones hacen uso de esta tecnología porque mejora la productividad y libera a los colaboradores para que puedan centrarse en otras tareas de mayor importancia.

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Si en tu empresa se llevan a cabo procesos de flujo de trabajo, ofrecen soporte técnico de TI o realizan negocios de gran volumen, es una gran ayuda utilizar el RPA.

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Veamos de qué se trata y en qué puede ayudarte en tu negocio:

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RPA o Robotic Process Automation consiste en el uso de asistentes digitales de software para que lleven a cabo las tareas repetitivas de las que se encargan las personas; se automatizan las tareas digitales.

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Esta tecnología crea a los asistentes digitales para que aprendan, imiten y ejecuten procesos repetitivos comerciales, basados en reglas, interactuando con cualquier aplicación o sistema de la misma forma que lo hacen los colaboradores.

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«La meta de este proceso es el deshacerse de las tareas más tediosas y así poder ahorrar dinero y tiempo en procesos repetitivos».

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Funciona por medio de la creación de compañeros digitales, configurados bajo una serie de reglas que estipules. De esta forma logra ejecutar tareas cotidianas que realizan las personas. Es importante recalcar que es autónomo, más no piensa por sí solo; simplemente toma la tarea programada que sea repetitiva y la ejecuta.

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La RPA deja que el asistente digital observe las acciones que la persona lleva a cabo, para así poder crear un proceso predictivo que lo deja imitar la acción y realizar las tareas. Una ventaja es que este tipo de proceso es compatible con cualquier sistema o aplicación, sin la necesidad de una integración de sistemas demasiado compleja.

¿Qué condiciones hay que cumplir para utilizar el RPA?

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Hay que considerar que no todas las tareas pueden automatizarse; es importante que sigan las siguientes condiciones para que el RPA pueda ser más efectivo, tales como:

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• Deben ser procesos altamente transaccionales: se refiere a tareas que sean muy repetitivas y generen un gran volumen de trabajo.

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• Procesos altamente escalables: es decir, que experimentan cambios estacionales fijos.

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• Quitan mucho tiempo: donde los colaboradores toman mucho tiempo al realizar estos procesos.

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• Procesos estandarizados: se refiere a las tareas que son constantes en el tiempo y que su ejecución nunca cambia, siempre es estable.

Ventajas que trae el RPA a tu empresa

Hay varias ventajas que las empresas ganan al confiar en este proceso:

• Precisión y velocidad: las tareas repetitivas se llevan a cabo de forma más veloz. Tareas como: copiar y pegar, realizar cálculos, analizar correos electrónicos, abrir y mover archivos, conectarse a API, extraer datos estructurados e iniciar sesión en programas.

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• Inteligencia artificial: cuando la IA se une al RPA para crear la automatización inteligente, esta se extiende a un orden de magnitud, capaz de aprovechar el 80% de los datos empresariales que no estén estructurados.

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• Mejora la eficiencia de tus colaboradores: al dejar atrás las tareas repetitivas, los colaboradores se pueden enfocar en tareas que generen mayor valor, desde mejorar procesos y realizar análisis, lo que da una mayor participación de estos y mayores oportunidades de ingresos.

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• Mayor flexibilidad y escalabilidad: los procesos comerciales de mayor volumen, con RPA, son más flexibles y adaptables a los entornos de trabajo que cambian constantemente, manejando de forma eficiente cualquier carga de trabajo, ampliando la fuerza del trabajo digital en cualquier momento.

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• Mejora la experiencia de los clientes: los tiempos de respuesta e interacción son más rápidos, llevando a cabo el trabajo preliminar del sistema y la entrada de datos.

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• Mayor rentabilidad: puesto que los asistentes digitales pueden reducir los costos operativos hasta en un 50%, ya que estos compañeros digitales trabajan 24 horas al día, los 7 días de la semana, sin vacaciones.

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• Mayor seguridad en tu empresa: este proceso es seguro, no interfiere con los sistemas y otorga una correcta consistencia en la realización de las actividades de forma general, en cualquier momento.

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• Mejor soporte: este proceso mejora la calidad operativa del servicio de asistencia y puede supervisar la red. De esta forma, las empresas pueden gestionar picos de trabajo a corto plazo sin la necesidad de contratar personal adicional y capacitarlo.