La impresión es una tarea común en todas las oficinas y empresas; cualquier negocio requiere de este servicio para llevar a cabo sus labores diarias. De esta forma, hay que tener en cuenta ciertas características para aprovechar al máximo los servicios de impresión y así mejorar la productividad de los colaboradores.

Un buen servicio de impresión permite a los colaboradores imprimir, fotocopiar, escanear documentos desde cualquier sitio de la empresa u oficina y desde cualquier dispositivo, sin necesidad de instalar drivers de impresoras o escáneres.

Además, debe permitir la liberación de la impresión cuando y donde desees; escanear de forma ágil, sencilla y rápida, así como fotocopiado sencillo y la eliminación de la carátula.

Debe contar con funcionalidades avanzadas, como impresión a doble cara, detección del color, panel de control web, etc., además de la posibilidad de usar «cuentas comunes».

Para definir un buen servicio de impresión digital necesita ciertos servicios fundamentales, que son los siguientes:

  • La impresión: diferentes tipos de impresiones, como carteles, documentos, dípticos, publicidad, carpetas, tarjetas, etc. Incluso, deben ofrecer opciones de diferentes colores, calidades HD, etc.
  • La preimpresión: un buen servicio de este tipo debe ofrecer distintos tipos de digitalizaciones de imágenes, retoques, asesoría sobre fotografías, restauraciones, creaciones y más.
  • Los formatos disponibles que debe ofrecer: impresiones en todos los formatos posibles, como el A3, A4 y doble carta.
  • Tipos diferentes de papel: tiene que trabajar con distintos formatos como: bond, opalina, couché, adhesivo y reciclado.
  • Fotocopiado: debe disponer de diferentes modelos de fotocopiados, tanto en color como en blanco y negro.
  • Otros servicios: como correcciones de documentos, libros, catálogos, anillados, informes y datos, realizar envíos, programas, etc.

¿Cómo se aumenta la productividad y eficiencia con los servicios de impresión?

Es natural que las empresas estén buscando continuamente cómo apoyar a sus trabajadores durante sus jornadas laborales: contratando una solución de impresión hiper distribuida que aporte todo lo que se necesita para que sean  productivos, además de que ayuda a optimizar la impresión y conseguir mejoras en costos y eficiencia.

Mientras que las organizaciones sigan enfrentándose a retos en la dotación de recursos y la gestión de las necesidades de los colaboradores vía remota, cualquier ahorro en tiempo, eficiencia y costos será vital para lograr una buena rentabilidad.

Con la meta de ayudar a tus colaboradores a trabajar de  manera efectiva, debes considerar los beneficios que obtienes con estas soluciones de impresión, que aporten todo lo que se necesita para que sigan  siendo productivos.

Además del hardware, un Servicio Administrado de Impresión permite monitorizar, incluso a la distancia, la instalación, la solicitud y entrega automática de consumibles, y tiene la capacidad de identificar y solucionar problemas vía remota, logrando que el trabajo sea más sencillo y seguro para todos.

Asimismo, invertir en este tipo de servicio gestionado de impresión, hace que sea fácil rastrear el uso de la impresora, para que puedas identificar las áreas donde puedes optimizar tu impresión y conseguir esos importantes beneficios en cuanto a costos y eficiencia se refiere.

Incluso, con Managed Print Services (MPS) no solo se puede limitar el uso para gestionar los gastos, sino que el contrato también podría cubrir el mantenimiento para eliminar los costos imprevistos si un dispositivo deja de funcionar.

«El simple hecho de que se mejoren los tiempos en los que se realiza cualquier operación en la empresa, repercute de forma directa en la productividad».

Es necesario que, cuando elijas equipos de impresión, tengas muy en cuenta las PPM (páginas por minuto). Este parámetro indica a qué velocidad puede funcionar la máquina, que resulta de vital importancia para cualquier oficina en la que se deba llevar a cabo un gran volumen de impresiones.

Optimiza todos los sistemas, ya que es clave para el funcionamiento de cualquier empresa; ya sea si necesitas los equipos de impresión para una pequeña empresa como una grande, la optimización de todos los sistemas es clave.

Debido a la gran competencia que encontramos en todos los sectores, se debe trabajar por mejorar cada día en cualquier aspecto relacionado con el funcionamiento diario de tu negocio.

Además, facilitar al colaborador las tareas que tenga que llevar a cabo día a día, en este caso, las relacionadas con la impresión, ayudará a que realice su trabajo en mejores condiciones y con resultados óptimos.

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