Cómo saber si el equipo de impresión es adecuada a tus necesidades

Con ayuda de profesionales de Servicios Administrados de Impresión puedes llegar a ahorrar hasta un 30% en los costos totales de esta, ayudando en las cifras de tu negocio.

Es un punto muy importante que no debe dejarse de lado, ya que es vital asegurarse de que se cubran tus requisitos de impresión al completo, dentro de tu empresa o negocio. ¿Sabes si los profesionales que te ayudan actualmente están dando solución a tus necesidades de impresión?

Si hay problemas relacionados con los equipos, se pierde información valiosa de documentos privados, las operaciones se ven interrumpidas debido al atraso en las impresiones (bajando la eficacia de tus colaboradores), los costos no se reducen y más… entonces el diagnóstico no dio una solución real a tu empresa.

Los Servicios Administrados de Impresión (MPS) han evolucionado ampliamente, otorgando más ayuda para las empresas, sin importar su tamaño, en la gestión de impresión; pero con este avance muchos datos pueden ser desconocidos, provocando que los diagnósticos sobre las necesidades no sean certeros.

¿Qué solución debe darme un MPS (Managed Print Service)?

Debe permitirte controlar cada proceso de impresión de tu empresa, transformando el flujo de información impresa y digital en toda tu organización, para que puedas retomar el control de tus recursos y la rentabilidad.

Para saber si realmente se cubrieron las necesidades de tu empresa hay que comenzar con el proveedor, si siguió ciertas pautas que lo lleven a garantizar la correcta gestión de tus servicios de impresión.

Para comenzar, deben conectar tus procesos, documentos y aplicaciones de manea colaborativa, segura, confiable y, sobre todo, eficiente. Así, deben centralizar tu contenido empresarial más destacado en ubicaciones seguras, para entregarte información de suma importancia cuando y donde la necesites.

¿Cómo pueden llegar a este punto de control sobre tus impresiones?

Un buen proveedor se encargará de analizar a fondo las necesidades de tu empresa y la situación actual en la que te encuentras; el objetivo es saber las exigencias reales de impresión, el número de equipos que necesitan y de qué tipo (multifuncionales o impresoras).

De esta forma es más sencillo para el proveedor adaptar la mejor solución que cubra las necesidades de impresión, considerando los procesos de tu empresa, los equipos de impresión y los distintos colaboradores que lo requieren, además de detalles como tipo de impresiones, color, monocromático, tipo de papel, etc.

Después de esto, es importante considerar la implementación. Este punto es parte del diagnóstico, ya que no es solo implementar y punto final, el servicio debe contar con las herramientas necesarias que los colaboradores necesitan en tu empresa, así como entender los procesos y contar con la asesoría del proveedor.

Los equipos, también, deben ser de la más avanzada tecnología, ya que cambian con rapidez, junto con los procesos de tu empresa; así que no es buena opción quedarse obsoleto, debes avanzar en conjunto con el proveedor, la tecnología y las necesidades de la empresa.

Otro punto es que deben integrar con tus sistemas más importantes el acceso a la información. Esto apoya a la toma de decisiones rápidas y con información precisa.

La gestión es uno de los puntos más importantes al momento de reconocer si el diagnóstico fue adecuado; la gestión debe cubrir la administración de documentos, datos y procesos en un solo sistema. De esta forma toda la información puede fluir sin interrupciones en toda tu empresa.

Ahora, el acceso: ¿es sencillo para tus colaboradores? Debe cuidarse que la información esté disponible de forma instantánea para los colaboradores, sin importar dónde se encuentren, además de que el acceso debe ser sencillo.

Otra buena solución que debe ofrecer el proveedor es la obtención de la visibilidad sobre tus procesos, la integridad de registros, el buen funcionamiento del sistema y el contenido clave, para que puedas tomar medidas en el momento adecuado.

El almacenamiento es otro factor si se llegó a una buena solución, ya que debe minimizar el riesgo al almacenar, proteger y eliminar tu información de forma segura, de acuerdo con las normativas aplicables.

Gracias a un buen diagnóstico se pueden aplicar estas medidas para mejorar tu eficacia y productividad, reduciendo tiempos en procesos clave: almacenando contenido de forma centralizada, sin perder el tiempo en buscar archivos y compartir información rápidamente, además de reducir costos al imprimir.

En Alldora contamos con la experiencia que nos permite implementar y desarrollar soluciones sencillas o complejas, según lo requieran tus procesos y las necesidades de tu organización. Contamos con alianzas estratégicas, certificaciones y especialistas para brindarte la mejor solución. Contáctanos.

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