Todas las empresas utilizan información que con el paso del tiempo se va acumulando, impactando en costos de almacenaje, gestión y seguridad.
Además, al contener información relevante que debe ser resguardada y, en la mayoría de las ocasiones, verificada para dar cumplimiento a normas, el volumen de la documentación histórica es superior, por lo que hacer una búsqueda en medio de una montaña de papel o de sistemas que no la centren en un solo repositorio, resulta casi imposible.
Contar con las herramientas adecuadas, con procesos concretos y mecanismos que ayuden a mejorar la productividad y visibilidad de la información, es imperante para la actividad diaria de una empresa, garantizando una mayor transparencia y seguridad, además de apoyar la toma de decisiones.
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