Existen grandes retos para las organizaciones, entre los que se encuentran reducir los gastos en general, aumentar la productividad, elegir la impresora o multifuncional adecuada para las oficinas, adaptarse a las nuevas tecnologías y al trabajo desde casa… Por suerte, hay decisiones que pueden ayudarte a obtener excelentes resultados.

Hay diversas maneras en las que puedes minimizar los gastos generales de impresión dentro de tu empresa, para así poder mantener tus equipos actuales de impresoras y multifuncionales.

Con estas sencillas recomendaciones que te daremos a continuación, podrás ahorrar en consumibles y, además, alargar la vida de tus equipos de impresión.

1.Revisa lo que se va a imprimir: lo mejor es evitar fallos en las impresiones al revisar y usar la vista previa de impresión, para comprobar que todo esté correcto y poder imprimir con seguridad, sin gastos extra de tinta. Instruye a tus colaboradores a utilizar esta función, además de que así solo se imprime lo necesario.

2. Utiliza los modos económico y borrador: no todas las veces se requieren impresiones profesionales de alta calidad. Por ejemplo, la mayoría de textos internos pueden imprimirse en modo económico o borrador, aún siendo perfectamente legible y apto para su uso, además de que se imprimen mucho más rápido.

3. Recorta los gastos de papel: ya sea por objetivos medioambientales o para ahorrar, considera imprimir a doble cara, para reducir a la mitad el consumo de papel en esta actividad. Incluso, puedes ahorrar más papel en documentos internos o borradores iniciales si imprimes varias páginas en una sola hoja.

4. Controla lo que se imprime a color: si no es necesario, es mejor evitar el color, ya que resulta costoso y, a veces, innecesario. Es buena idea tener solo a algunos usuarios autorizados para las impresiones a color.

5. Sé selectivo en cada impresión: imprimir un email completo o un contrato entero no es la mejor idea. Enseña a tus colaboradores a seleccionar e imprimir páginas individuales o rangos de página, de esta forma no imprimirán páginas que no se van a utilizar y evitarán el desperdicio.

6. Revisa los cartuchos de tinta: cuando un equipo marca que el cartucho de tinta se está agotando, lo hace con mucha anticipación. Desde que sale el aviso hasta que realmente la impresora se queda sin tinta, puede haber una diferencia de muchas impresiones. Espera y cambia el cartucho cuando se haya acabado de verdad.

7. Adquiere cartuchos compatibles: al comprar cartuchos de tinta compatibles significa un ahorro de hasta un 70%, tanto con la configuración económica de los equipos o de baja calidad. Ahorras mucha tinta con este punto.

8. Compra en grandes cantidades: se puede ahorrar significativamente si revisas este gasto con anticipación. A menudo, la tinta se puede comprar en paquetes, por lo que, si deseas ahorrar en cartuchos de tinta, debes saber que se pueden comprar paquetes, donde puedes ahorrar por unidad.

9. Adquiere cartuchos XL y packs: los cartuchos XL de tinta y tóner tienen un costo por página bastante inferior al de uno estándar, por lo que siempre resultará rentable.

10. Reemplaza las fuentes: las fuentes más densas, grandes y de más impacto utilizan mucho más tóner, sobre todo si se imprimen en gran tamaño. Crear plantillas que hagan uso eficiente de las fuentes y tamaños para los documentos externos e internos ahorrarán tinta o tóner y papel.

11. Dales un mantenimiento adecuado a tus equipos: para aumentar el rendimiento de los equipos debes realizar regularmente una calibración de estos y una limpieza de cabezales. De esta forma los equipos serán más eficientes y se prolongará su vida útil, tanto de los consumibles como de los propios equipos.

12. Es importante actualizarse: considera cambiar los modelos antiguos por actuales, que tengan mejor funcionalidad, utilicen menos energía y que te generen un ahorro económico, además de contribuir en la reducción de las emisiones de carbono.

Los gastos de consumibles varían según el uso

Una buena opción es confiar en expertos que ofrezcan Servicios Administrados de Impresión, para controlar los procesos de impresión y transformar el flujo de información impresa y digital dentro de tu organización.

Ellos te preguntarán sobre tu trabajo y el uso que sueles darles a los equipos, para que, de esta forma, puedan ofrecerte equipos en función de la utilización que le des a tus impresoras y multifuncionales, así como el consumo de tinta y energía que precises.

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