La gestión de proveedores se trata de un proceso crítico que, paradójicamente, diversas empresas siguen manejando con hojas de cálculo, papeles y correos… de forma manual.
El alta de los proveedores, la validación de facturas y el seguimiento de órdenes llevados a cabo de forma manual crean errores, falta de visibilidad y aprovisionamientos tardíos (que impactan directo en caja, en el cumplimiento normativo y en las relaciones comerciales).
Hoy en día existen herramientas que te permiten transformar este proceso en un flujo digital, ágil y auditable.
Hoy conocerás cómo pasar de la captura manual al control total, aplicando captura inteligente y gestión documental, además de cómo en Alldora te acompañamos en todo el proceso de esta implementación.
Cuando la información de proveedores llega en formatos diferentes como PDF, correo o imagen, la captura manual ocasiona inconsistencias: duplicidad de registros, campos erróneos, omisiones de RFC y facturas con requerimientos fiscales que están incompletos.
Las consecuencias de esto son bastante claras:
Estos problemas consumen tiempo del departamento de compras y de contabilidad, además de que dañan la relación con proveedores y aumentan los costos operativos.
Transformamos tus recursos de impresión en un proceso de negocio eficaz.
La captura inteligente (IDP) convierte los documentos entrantes en datos estructurados a través de OCR avanzado y modelos de clasificación.
Esta información se alimenta de forma directa al repositorio central de gestión documental, donde se enlaza con el registro de proveedor y el ERP.
Las piezas clave de la solución son las siguientes:
Cuando te olvidas de la intervención manual en los pasos de rutina, se minimizan los errores y se acelera el ciclo procure to pay.
Gracias a este flujo, el equipo financiero se puede encargar de atender solo las excepciones, no cada uno de los documentos.
Que digitalices la gestión de proveedores te otorga mejoras medibles, tales como:
Estos beneficios impactan de forma directa en la liquidez y en la capacidad de negociación con los proveedores.
Transformamos tus recursos de impresión en un proceso de negocio eficaz.
Para implementar con éxito, seguir una ruta por fases reduce los posibles riesgos:
Que midas los KPIs desde la puesta en marcha (tiempo de procesamiento, tasa de validación automática, excepciones por mes, etc.) te permite ajustar fácilmente las prioridades.
En Alldora combinamos experiencia en captura inteligente, gestión documental e integración de sistemas para transformar la gestión de proveedores en un proceso digital y gobernado.
Nuestro enfoque incluye diagnóstico, definición de reglas del SAT aplicables a tu negocio, despliegue del IDP y la orquestación de workflows que integren ERP y sistemas de pago.
Con soporte en la etapa de adopción y monitorización de KPIs, en Alldora te garantizamos que la automatización entregue resultados medibles y perdurables.
