La seguridad documental tiende a pasarse por alto en diversas empresas, y las multifuncionales, impresoras y escáneres se transforman en puntos ciegos dentro de la red.
Los documentos con datos sensibles (como contratos, reportes financieros, nóminas y expedientes clínicos) quedan expuestos en bandejas olvidadas, colas de impresión o en dispositivos sin los controles adecuados.
Este riesgo operativo no solo pone en peligro la privacidad de toda la información empresarial, sino que, también, crea incumplimientos regulatorios y costos por culpa de brechas de seguridad.
Que adoptes una estrategia de impresión segura es, por lo tanto, una medida preventiva fundamental, es la primera línea de defensa en la gestión de la información corporativa.
Los dispositivos de impresión son ordenadores conectados a la red: almacenan los trabajos, manejan los ficheros temporales y, en diversas implementaciones, carecen de cifrado o mecanismos de autenticación.
Las vulnerabilidades más frecuentes son las siguientes:
Estas debilidades hacen sencillo que se produzca una fuga accidental de datos hasta el acceso malicioso por parte de actores internos o externos. Dentro de sectores regulados, el impacto puede traducirse en sanciones, pérdida de reputación y altos costos de remediación.
Transformamos tus recursos de impresión en un proceso de negocio eficaz.
Una estrategia eficaz combina tecnología, procesos y gobernanza. Los elementos clave incluyen la autenticación de usuarios, el control de impresiones, el cifrado de datos y la gestión de consumibles y de mantenimiento.
Implementar los servicios donde se integren estas capacidades te permite transformar la impresión en un proceso auditable y controlado.
Los Servicios Gestionados de Impresión (MPS) no solo se encargan de optimizar los costos y los consumibles, sino que actúan como un marco para asegurar la infraestructura.
A través de MPS se pueden implementar políticas centralizadas de impresión, actualizaciones de firmware seguras, control remoto de parches y el reemplazo proactivo de dispositivos.
Por otro lado, el monitoreo continuo que otorgan estos servicios te permite identificar patrones inusuales (como impresiones masivas fuera del horario, intentos de acceso no autorizados, entre otros) y activar respuestas automáticas.
En Alldora incorporamos seguridad avanzada dentro de tus servicios MPS y soluciones de gestión de impresión, integrando controles de autenticación, cifrado extremo a extremo y dashboards de auditoría que simplifican el cumplimiento normativo y la gestión de riesgos.
Como buenas prácticas operativas y más allá de la tecnología, las políticas y la capacitación son esenciales.
Transformamos tus recursos de impresión en un proceso de negocio eficaz.
Algunas recomendaciones prácticas:
Con estas medidas logras minimizar los errores humanos, mientras elevas el nivel de gobernanza documental, contribuyendo a una cultura organizacional que se alinee con la privacidad de la información.
Para que cumplas con los estándares como ISO 27001, la LOPD/ARB o regulaciones sectoriales, es imprescindible contar con registros auditables.
Los sistemas de gestión de impresión modernos integran logs detallados que registran la trazabilidad completa: usuario, impresora, documento, hora y último destino.
Esta información es crucial para lograr responder a las auditorías, investigar los incidentes y demostrar controles ante las autoridades o los clientes.
En Alldora te sumamos valor al ayudarte a implementar reportes periódicos y tableros donde se exponen los KPIs relevantes: número de impresiones por usuario, trabajos confidenciales liberados, tiempo medio de respuesta ante los incidentes y disminución en los costos por los consumibles.
Con nuestra experiencia en servicios gestionados de impresión, gestión documental y seguridad, en Alldora te acompañamos en el diseño e implementación de políticas y tecnologías que aseguran el flujo de información, cumplen con normativas de privacidad y disminuyen los riesgos.
