Las impresoras multifuncionales son muy útiles si en tu empresa el equipo de trabajo funciona como uno solo, ya que te permite alojar documentos en el disco duro, conectar a distintas computadoras o cualquier dispositivo mediante USB, bluetooth o redes inalámbricas.

Es una de las mejores opciones si quieres más eficiencia en tu negocio, gracias a su capacidad de interconectar todo y organizar las tareas de los colaboradores; en pocas palabras: es increíble realizar un proceso de documentación con ellas, por lo que ofrece múltiples ventajas.

Es casi seguro que en tu empresa o negocio utilizas impresoras multifuncionales en los departamentos para poder suplir las necesidades laborales de documentación, gracias a que facilitan múltiples tareas como:

  • Impresión (puede hacerse cargo de lotes grandes de impresión).
  • Copiado.
  • Digitalización.
  • Fotocopiado.
  • Escáner.
  • Y aún en algunas empresas mandar faxes.
  • Imprime en distintos sustratos, tamaños y tipos de papel.

Así que podemos afirmar que estas “impresoras” permiten a cualquier tipo de empresa centralizar la gestión documental en un solo dispositivo; por esto pueden operar como periféricos de entrada/salida de computadoras o de modo autónomo, sin necesidad de que la computadora esté encendida.

Consejos para sacar el máximo provecho al multifuncional de tu empresa

  1.     Elige con cuidado la multifuncional ideal para tus necesidades

En el mercado existen diversas marcas, con distintas capacidades y software de gestión, así que es esencial elegir el que más se adecue a las necesidades de tu empresa, puesto que los equipos de multifunción suponen alrededor del 15% de los gastos totales de la empresa, sin mencionar que reduces costos globales.

Para elegir la ideal, primero debes analizar tu proceso de trabajo, según la documentación que generas, los procesos de cada departamento y sus necesidades de impresión; luego, estudia las funcionalidades que necesitas: impresión A4 o A3; color o blanco y negro, o si requieres sistemas de OCR.

Después considera con cuántos trabajadores cuentas y la cantidad de personas internas y externas dentro de la empresa que van a utilizar los equipos. Es buena idea determinar los departamentos que hay en tu empresa: administración, área técnica, comercial, punto de venta, etc.

Ahora hay que determinar el control de costos en consumibles: ¿cuánto te cuesta imprimir por los dispositivos actuales que tienes? ¿Cuánto papel consumes en un periodo de tiempo determinado? ¿Qué tan gravoso es comprar, almacenar y monitorear los consumibles? Es importante asegurarse que los equipos ofrezcan soluciones de impresión segura de documentación sensible.

Y por último, ¿qué opción de adquisición es la mejor para ti? ¿Comprar o arrendar?

  1.     El beneficio de las aplicaciones

Apóyate en las aplicaciones; existen gran cantidad en estos días, y las que acompañan a los equipos multifuncionales no son la excepción.

Estas contribuyen en gran medida a mejorar la productividad, reducir costos y mejorar los flujos de trabajo de tus colaboradores. Las soluciones digitales logran este objetivo, sobre todo si son amigables con el usuario, seguras con la información y funcionales.

  1.     Solventa necesidades actuales implementando procesos prácticos

No hay necesidad de contar con conexión a internet, puedes escanear documentos y enviarlos al correo electrónico, imprimirlos desde dispositivos móviles a través de la nube y más.

Con esto nos referimos a que aumenten la productividad, estudiando las necesidades de tu empresa, para elegir la solución que permita solventar estas necesidades e implementar procesos de flujo de trabajo con otros dispositivos, logrando de esta forma una inversión con éxito.

  1.     Dale mantenimiento

Puede ser que la calidad y rendimiento decaigan con el paso del tiempo, por eso es importante darle el mantenimiento adecuado para conservarla calibrada, ahorrando, a su vez, tiempo, dinero y disgustos.

Un software de gestión integral remota puede controlar a distancia el equipo y hacerse cargo de este apartado.

  1.     Software de gestión para las multifuncionales

Aprovecha los servicios de impresión gestionados, es decir, apuesta por los proveedores de Servicios de Administración de Impresión, ya que notarás un alto ahorro en costos y uso de papel, optimizas los gastos de impresión, ahorras tiempo para los responsables de TI y puedes asegurar la seguridad en documentos importantes.

Generalmente otorgan informes en determinado tiempo, dándote la visibilidad del consumo total de papel y tinta, para que así puedas controlarlo y estudiarlo, para lograr disminuir en gastos y costos de impresión.

Otra gran utilidad del software de gestión para las impresoras multifuncionales es que te permite conectar con casi cualquier dispositivo, facilitando las labores de impresión y digitalización, como, por ejemplo, la computadora o un móvil.

Gracias a este tipo de software con los que cuentan las multifuncionales, puedes ahorrar mucho tiempo dentro de la empresa, aumentando la productividad considerablemente.

Acércate con proveedores que entiendan tus necesidades empresariales y esté listo para crecer junto contigo, con distintas soluciones a las problemáticas que pudieran presentarse; esta decisión no debe dejarse de lado al momento de invertir en un proveedor de equipos multifunción.

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